Do procesu vývoje a implementace nových softwarových řešení jsou zapojeni lidé řady profesí koordinovaní projektovým manažerem. Ten nese odpovědnost za včasné dodání projektu k plné spokojenosti zákazníka. Jaké jsou současné trendy projektového řízení a na co je třeba se připravit?

Do procesu vývoje a implementace nových softwarových řešení jsou zapojeni lidé řady profesí koordinovaní projektovým manažerem. Ten nese odpovědnost za včasné dodání projektu k plné spokojenosti zákazníka. Jaké jsou současné trendy projektového řízení a na co je třeba se připravit?

Jeden z rozšířených mýtů projektového řízení předpokládá sestavení projektového týmu jen na straně dodavatelské firmy. Faktem ale je, že přinejmenším stejně důležitý je kompetentní tým na straně zadavatele. Jaké členy by takový tým měl mít? Jelikož jen málokterý IT projekt se týká opravdu všech zaměstnanců firmy, je nutné pečlivě vybírat zainteresované osoby, které mají do projektu přinést svoji odbornost ve všech jeho fázích – od úvodní analýzy přes vývoj až po nasazení hotového softwarového řešení. Obecně můžeme uvést, že v projektu dodávky nového podnikového softwaru by na straně zadavatele neměli chybět zástupci IT oddělení, jejichž úlohou je především konzultovat s řešitelským týmem na straně dodavatele podrobnosti o současné IT infrastruktuře firmy, systémových nárocích nového řešení nebo kompatibilitě se současným hardwarovým a softwarovým vybavením. Stále častěji jsou ale nová podniková řešení provozována v cloudu, což IT týmu šetří mnoho práce a starostí. Úloha IT administrátorů je v takových projektech omezena v podstatě jen na konzultace ohledně zajištění dostupnosti nové cloudové služby ze všech různých zařízení, používaných zaměstnanci firmy, a řešení správy a zabezpečení uživatelských účtů, prostřednictvím kterých se bude do nového systému přistupovat.

V případě, že neexistuje daná pozice na straně zákazníka, je možné ji suplovat naším pracovníkem.

Máme tým zkušených analytiků, kteří se specializují na správné nastavení business procesů.

O co menší je v nových projektech založených na cloudu role IT týmu, tím zásadněji by se v nich měli angažovat zástupci oddělení, která budou s novým softwarem pracovat. V případě obchodních systémů jde typicky o zainteresované zaměstnance z obchodu a marketingu a samozřejmě také zástupce managementu. Jejich úkolem je co nejpřesněji popsat cíle projektu – tedy které procesy má nové softwarové řešení podpořit a jaké výsledky se od něj očekávají. Nejde o to, hledat řešení z technologického hlediska, ale připravit co nejpřesnější zadání pro projektový tým dodavatele nového softwaru.

Zapojte konzultanty

Úvodní fáze, ve které se tvoří zadání celého projektu, je extrémně důležitá a je třeba při ní pečlivě popsat veškeré procesy, jež s nově vyvíjeným řešením souvisejí. Firmy ale často nemají k dispozici vlastní analytiky, kteří by mohli s dodavatelským týmem spolupracovat na specifikaci projektu. Proto je nezbytné najmout si externí konzultanty, kteří dodají zadavateli projektu potřebné kompetence v analýze podnikových procesů. Role analytiků v projektech dodávek nových softwarových řešení se ale během posledních let dost podstatně změnila. Zatímco dříve byl výsledkem analýzy popis podnikových procesů a jejich souvislostí s vyvíjeným softwarovým řešením, dnes jde o živý dokument, do kterého se během přípravy, vývoje a implementace nového softwaru průběžně zaznamenávají veškeré změny a úpravy, aby mohl nakonec sloužit jako kompletní dokumentace k novému řešení. Tato dokumentace je pro firmu velmi důležitá i pro případ, kdy se vymění zaměstnanci, kteří na projektu pracovali.

Práce analytiků a konzultantů se prolíná celým projektem, takže našim zákazníkům často poskytujeme i služby specialistů, kteří pracují na úvodní analýze a pokračují i v konkrétních fázích samotné realizace projektu. Naši konzultanti mají rozsáhlé zkušenosti z různých oblastí podnikání, takže mohou pomoci nejen s popisem současných procesů ve firmě, ale také s jejich optimalizací podle osvědčených postupů v oboru. Konzultanti přinášejí podstatnou část know- -how potřebného pro úvodní analýzu a popis procesů, které mnoha firmám chybí.

Příprava především

Čím pečlivější budou týmy na obou stranách při úvodní analýze a specifikaci projektu, tím hladší průběh a lepší výsledek můžeme očekávat. Mezi hlavní přínosy důsledné práce na specifikaci projektu patří především odstranění velmi obvyklého problému vývoje nových softwarových řešení, kterým je nepochopení zadání zákazníka. Na základě důkladného popisu projektu je dodavatelská firma schopná přesněji naplánovat potřebné kapacity vývoje a poskytnout zákazníkovi reálné termíny dokončení jednotlivých fází vývoje a implementace nového řešení. Časová investice do úvodní analýzy a popisu zadání se vrátí také v nastavení reálných očekávání výsledků projektu na straně zadavatele a menší chybovosti při samotném vývoji a implementaci nového řešení.

Tvorbě časového harmonogramu musí předcházet specifikace cílů projektu, na základě které lze díky v současnosti používaným technologiím přesně spočítat náročnost a naplánovat vývoj. Z cílů projektu vycházejí také akceptační kritéria, tedy podmínky, za kterých budou jednotlivé fáze projektu převzaty zákazníkem. Analytický dokument, který je součástí přípravy zadání, je „živý“ po celou dobu práce na projektu. Zaznamenávají se do něj veškeré změny a úpravy a nakonec z něj vznikne finální a reálný popis řešení, který reflektuje přesně to, co bylo vyvinuto.

Vyvíjíme a testujeme

Ve Sprinx Systems pracujeme na nových projektech dle metodiky Test Driven Development. Z hlediska řízení projektu to znamená, že jakékoli zadání předané do vývoje musí kromě specifikace požadované funkcionality obsahovat také popis testovacích scénářů, na kterých bude možné nové řešení průběžně testovat. Dle metodiky Test Driven Development je vytvořen testovací scénář, který je ještě před začátkem samotného vývoje akceptován zákazníkem.

Co musí zvládnout projektový manažer?

Práce projektového manažera je náročná a nelze se při ní vyhnout stresu, protože zdaleka ne všechny okolnosti mohou být pod plnou kontrolou projektového týmu. Zvládat problémy spojené s každým projektem pomáhají projektovým manažerům znalosti metodik řízení projektů, manažerské dovednosti a také zkušenosti získané praxí. Schopný projektový manažer by měl mít především následující vlastnosti:

• Schopnost komunikovat se zákazníky i v rámci interního projektového týmu.
• Umět si stanovit priority při řešení jednotlivých fází projektu.
• Zvládat řešení složitých situací spojených s projektem a nepřenášet stres na tým.
• Udržet absolutní kontrolu nad projektem – jeho samotným řešením, ekonomickou stránkou i vztahem se zákazníkem.
• Zvládat použitou projektovou metodiku.

Projektový manažer musí mít rovněž ekonomické myšlení, aby měl jasný plán efektivního využití rozpočtu projektu, především pokud jde o alokování zdrojů projektového týmu. Důležité je i efektivně využít rozpočet zákazníka a vlastní zkušeností přispívat k tomu, že budou náklady na projekt vynaloženy dostatečně efektivně a že se v dlouhodobém horizontu zákazníkovi vrátí zkvalitněním jeho práce a novými možnostmi, jak snížit výdaje nebo zvýšit zisk.

Když se projekt nedaří

Není výjimkou, když se i přes veškerou snahu projektového manažera a celého projektového týmu nepodaří zákazníkovi dodat práci včas a k jeho plné spokojenosti. Podrobnější rozbor takových situací ukazuje, že příčiny neúspěchu projektu mohou mít svůj počátek na straně zadavatele i realizační firmy. Za neúspěchem projektu najdeme nejčastěji tyto faktory:

• Neúplné zadání, které nezohledňuje některé specifické procesy ovlivněné novým softwarovým řešením.
• Nedostatek nebo neúplnost testovacích dat, který neumožní otestovat a predikovat všechny potenciální situace.
• Nedostatečná komunikace mezi zákazníkem a projektovým týmem.
• Nejasně stanovené kompetence a rozhodovací procesy v projektových týmech na straně zadavatele a realizační firmy.

Chyb, které mají za následek zpoždění nebo celkový neúspěch projektu, může být ještě celá řada, ale zkušený projektový manažer musí být schopný tato rizika předem odhadovat a vyhnout se jim. Mnoho problémů přitom vzniká i kvůli nedostatečně asertivní komunikaci se zákazníkem, kdy je nutné nastavit reálná očekávání a odmítnout požadavky, které by vedly k nedodržení termínu realizace projektu anebo odklonění se od jeho původního záměru.

Testování může probíhat manuálně či automaticky, vždy ale s dostatečným množstvím dat a podle všech scénářů, které má nové řešení v dané fázi vývoje podporovat. S výsledky testování je seznamován i zákazník, který se tak může ujistit o postupu projektu správným směrem, popřípadě pomoci včas odhalit hrozící chyby a problémy. Také zákazník může sám testovat dle dodaných scénářů a dílo postupně akceptovat. Urychluje se tak zahájení ostrého provozu softwaru a zároveň se snižuje riziko nedorozumění v rámci zadání zákazníka a jeho pochopení dodavatelem.

Na problémy bez emocí

Příležitostí pro diskusi nad průběhem vývoje nového řešení a jeho případnými korekcemi jsou pravidelné status meetingy mezi projektovými týmy na straně zákazníka a dodavatele. První taková schůzka by měla následovat po vytvoření základního funkčního modelu nového systému (tzv. wireframe), na kterém již lze ověřit, zda základní funkčnost a ovladatelnost vyvíjeného řešení odpovídají požadavkům klienta. Další schůzky se mají odehrávat vždy po vytvoření a otestování dalších souborů funkcí či modulů nového podnikového softwaru.

Bude-li naprosto přesně specifikováno zadání projektu a jeho cíle, bude se i diskuse kolem průběžných výsledků vývoje odehrávat ve věcné rovině. Vyhneme se tak nejasnostem ohledně funkčnosti nového řešení, stejně jako průběžnému doplňování dalších požadavků ze strany zákazníka. Nově vzniklé požadavky sice je možné řešit i během vývoje, ale je nutné vždy pečlivě zvážit, zdali skutečně jsou pro nové řešení nezbytné a přínosné. Projektový tým, který se bez další analýzy pustí do implementace nových požadavků na vyvíjené řešení, velmi pravděpodobně nebude schopen dodržet plánované termíny jednotlivých milníků ani rozpočet projektu.

Status meetingy jsou samozřejmě také příležitostí pro osobní řešení případných sporů kolem průběhu projektu. Pokud přitom obě strany vycházejí z jasné specifikace projektu a řešitelský tým na straně dodavatele klienta jasně a pravdivě informuje o skutečném stavu vývoje a implementace, zmenšuje se tím prostor pro případné neshody. Jestliže už dojde k problémům a sporům, je třeba řešit je systematicky a s chladnou hlavou. Za problémy se stavem projektu stojí v drtivé většině lidské chyby, opomenutí nebo okolnosti, které v době přípravy a plánování projektu nebyly (a třeba ani nemohly být) odhaleny. Emotivní řešení sporů může vést jen k dalším chybám a eskalaci problémů. Pokud se týmům na straně zákazníka a dodavatele nedaří shodnout se na řešení problému, je třeba zapojit další úroveň managementu s pravomocemi spor rozhodnout.

Každý projekt je individuální, ale při dodržení základních postupů a metodik lze do vysoké míry předem odhalit potenciální problémy a dodat nové softwarové řešení v termínu a k plné spokojenosti zadavatele. Role projektového manažera je v tomto ohledu naprosto klíčová, stejně jako zkušený tým na straně zadavatele, který se bude aktivně podílet na úvodní analýze, specifikaci nového řešení a akceptaci jednotlivých milníků vývoje.

Digitální transformace a projektové řízení

Trend digitální transformace ovlivňuje všechny oblasti fungování firem a samozřejmě také způsob, jakým jsou řízeny a realizovány nové projekty podnikových systémů. V souvislosti s digitální transformací dochází v projektovém řízení k řadě změn:

• Projektové řízení musí být rychlejší a agilnější a respektovat tak zrychlující se vývoj nových technologií a změny na trhu.
• Firmy plánují své obchodní cíle s kratším výhledem a jejich požadavky se rychle mění.
• Každý projekt musí mít jasně a pevně stanovený cíl, ale agilní projektové řízení musí umožňovat změnu postupu, jak se k cíli dopracovat.
• Formální stránka vedení projektů ztrácí na důležitosti ve prospěch důkladného pochopení podnikání a procesů zákazníka, které má nový software podpořit.
• Software přestává být nákladovou položkou, ale stává se investicí, zcela nezbytnou pro úspěch a další rozvoj firmy na trhu.

Realizace projektů v době digitální transformace stále více potvrzuje důležitost úvodní analýzy a jasného stanovení cílů každého projektu. Samotný vývoj a implementaci nového řešení pak zásadně zjednodušují moderní cloudové služby a standardizovaná softwarová řešení.