Podobně jako v dalších firmách měla také u nás ve Sprinxu pandemie koronaviru zásadní dopad na náš pracovní režim. Jak jsme si s rychlým přechodem na práci z domu a komunikaci na dálku poradili?

Jakkoli jsme jako IT firma samozřejmě zvyklí spolupracovat na dálku, komunikovat po internetu nebo vzdáleně spravovat řešení dodaná našim zákazníkům, na okamžitý přechod prakticky všech zaměstnanců na práci z domu jsme se systematicky nepřipravovali.

V době nástupu první vlny koronavirové pandemie jsme například ještě neměli jednoznačně vybranou náhradu za Microsoftem dále nerozvíjený a nepodporovaný komunikátor Skype a stejně tak všechny naše jednací místnosti nebyly vybaveny zařízením na tele- a videokonference.

Přechod na práci z domu a komunikaci v týmech i s klienty na dálku jsme najednou museli vyřešit velmi rychle:

• Přestali jsme studovat nejmenší funkční detaily nástrojů na týmovou komunikaci a spolupráci a rychle vybrali a nasadili řešení Microsoft Teams.
• Provedli jsme základní konfiguraci pro bezpečný provoz Microsoft Teams a podrobná nastavení řešili až později – po zklidnění situace.
• Prověřili jsme konfiguraci firewallů a posílili kapacity pro bezpečné připojování k našim systémům přes VPN.
• Pořídili jsme standardní, běžně dostupné vybavení pro tele- a videokonference do jednacích místností.
• Formulovali jsme základní procesy bezpečné a efektivní komunikace a spolupráce na dálku.

Řešení práce na dálku, které bychom při běžném provozu nasazovali 3–4 měsíce, se nám podařilo zprovoznit za méně než týden.

A jaké jsou naše zkušenosti a závěry z rychlé reakce na nové podmínky práce?

• Je nutné jednat pružně, nezabývat se detaily, ale soustředit se na funkčnost zvoleného řešení a rychlost jeho nasazení.
• Nejdražší neznamená vždy nejlepší – platí to pro komunikační software stejně jako pro tele- a videokonferenční vybavení.
• Rychlosti nasazení nového řešení nesmí ustoupit požadavek na jeho dokonalé zabezpečení.
• Zaměstnanci musí být průběžně informováni, jak postupujete – jinak se chopí iniciativy a začnou používat vlastní, nedostatečně zabezpečená řešení.
• Alespoň rámcově formulujte základní procesy a pravidla a poskytněte základní školení uživatelům, kteří jej potřebují.

Na nový styl práce a komunikace jsme si ve Sprinxu zvykli velmi rychle a naše zkušenosti určitě využijeme i mimo krizová období.