S rostoucím očekáváním zákazníků, a naopak s nedostatkem kapacit, jsou týmy bez efektivního a intuitivního systému pro řízení servisu přehlcené požadavky. Typickým důsledkem je zpoždění nebo snížení kvality poskytovaných služeb. Digitalizace ale zcela zásadně změnila poskytování servisních služeb v terénu. Umožňuje efektivní práci s daty, poskytuje přístup k informacím v reálném čase a ve výsledku především zrychluje řešení zákaznických požadavků.

Proč se zabývat digitalizací práce servisních týmů?

Narůstající množství požadavků zákazníků, nutnost vyhovět klientům se specifickými smlouvami nebo řešení krizových situací je pro většinu dispečerů, techniků i řídících pracovníků servisních firem na denním pořádku.

Přetíženi nejsou jen dispečeři, kteří se starají o hladký průběh realizace, komunikují se zákazníky nebo snad ještě převádějí papírové dokumenty do účetního systému, ale i technici v terénu, kteří se musejí postarat také o dokumentaci servisních zásahů vyplněním papírových formulářů a často také reagují na náhlé změny v denním plánu práce.

V takovém prostředí nutně dochází k problémům vyžadujícím neustálou komunikaci, která trpí nemožností rychlého přístupu k aktuálním informacím o zakázkách i zahlcením papírovou administrativou. Tradiční metody (například papírové dokumenty nebo nespecializované nástroje jako Microsoft Excel či Tabulky Google) mohou možná stačit při menším objemu zakázek. S větším množstvím zákazníků a při organizování více servisních týmů v terénu je už ale velmi obtížné předcházet chybám.

Práci servisních týmů podstatně zjednodušuje digitalizace servisu s pomocí specializovaných aplikací. Díky těmto specializovaným nástrojům mohou dispečeři efektivněji plánovat kapacity, komunikovat se zákazníky i předávat přesné informace pracovníkům v terénu. Navíc má každý člen týmu v reálném čase přístup ke všem potřebným informacím, včetně kompletní historie servisních zásahů.

Moderní aplikace pro poskytování servisních služeb

Servisní týmy pracují s velkým množstvím informací o klientech i servisních zakázkách a s rozsáhlou dokumentací k jednotlivým zařízením. Moderní aplikace pomáhají tyto informace spravovat v jednoduché a přístupné formě, kde je možné snadno vyhledávat a zjistit souvislosti.

Mezi hlavní aplikace, které pomáhají servisním týmům se zvyšováním efektivity, patří CRM systémy, FSM aplikace (aplikace pro řízení servisu v terénu) a fakturační nebo účetní programy. Tyto tři aplikace tvoří celistvý systém, který drží pohromadě všechna data a informace pro potřeby servisních zásahů.

Jádrem takového systému je FSM aplikace, jako je naše Fiewo, která obsahuje a zobrazuje všechny informace potřebné pro realizaci servisních zakázek. FSM aplikace může zároveň předávat podklady pro fakturaci a tím odstranit zbytečné přepisování servisních protokolů do účetního programu.

Díky FSM aplikaci tak není potřeba, aby servisní tým pracoval s více než jednou aplikací. Dispečeři mají vždy přehled o průběhu servisních zakázek a mohou efektivně plánovat a organizovat práci v terénu. A technici získají přistup ke všem informacím o zařízeních i o naplánovaných servisních zásazích.

Praktické přínosy pro tým i firmu

Servisní aplikace (FSM aplikace) nebo jiné moderní systémy pomáhají firmám zvyšovat efektivitu. Díky těmto nástrojům mohou lépe a rychleji reagovat na změny, které nastanou například z důvodu krizové situace nebo při potřebě rychle reagovat na nově nahlášené servisní zásahy od klientů se specifickými smlouvami.

Servisní týmy mají díky těmto nástrojům v reálném čase přístup ke všem informacím – na jednom místě a on-line. Ať už jde o historii servisních zásahů u konkrétního klienta a na konkrétním zařízení, nebo informace o průběhu zakázek a jednoduché plánování, vše je k dispozici v nástroji, do kterého mají členové týmu přístup odkudkoliv a kdykoliv.

Moderní FSM systémy navíc pomáhají s celkovou organizací servisních zakázek od prvního kontaktu a komunikace se zákazníkem, až po předání servisní zakázky a plánování pravidelného servisu. Pomocí postupné digitalizace za využití těchto systémů (CRM, FSM a fakturační nebo účetní programy) získá servisní tým i celá firma centrální zdroj informací, který zároveň usnadňuje komunikaci mezi dispečery, techniky a zákazníky. Výsledkem je efektivnější práce, menší administrativní zátěž a méně papírování.

Díky moderním aplikacím a systémům jsou servisní týmy lépe připraveny na rostoucí nároky zákazníků, větší zákaznickou základnu i přibývající zákaznické požadavky. Zároveň tyto aplikace pomáhají pracovníkům v terénu i dispečerům rychle a efektivně organizovat, vyřizovat a realizovat požadavky zákazníků.

Chcete také digitalizovat vaše servisní služby a zbavit se zmatku při plánování a otravného přepisování protokolů? Vyzkoušejte si zdarma naši aplikaci Fiewo a posuňte vaše služby do digitálního věku.